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¿Cómo detectar las necesidades de capacitación en una organización?

  • Published in Top Management

cómo detectar las necesidades de capacitación en la empresaLa actualización de sus RRHH, es la herramienta más poderosa para que una organización pueda alcanzar sus objetivos y propósitos.

Sin embargo, la experiencia demuestra que, a menudo, no logra satisfacer las expectativas de las empresas, provocando frustración y descontento.

Identificar las necesidades cobra relevancia en el ámbito de la capacitación, al zanjar desavenencias, y permitir definir con precisión lo que cada compañía realmente necesita.

Las empresas nacen y se constituyen con un propósito determinado -plasmado en la misión- y con el ideal de acercarse a un objetivo específico - o visión. Como resultado, se genera una estructura esencialmente constituida por un grupo de personas, en la que cada uno tiene un determinado rol, con funciones y responsabilidades determinadas.

"Lo fundamental en esta organización es que cada persona sea capaz de hacer lo que se espera de ella. Precisamente, la identificación de necesidades de formación permite encontrar oportunidades para lograr que las personas alcancen ese desempeño esperado. Ahí radica su importancia", expone Marcel Verand, director de Emfoque.

No hay que olvidar que el motor de las empresas son las personas, y que de éstas depende finalmente que aquellas alcancen o no los propósitos que se han trazado. La identificación de necesidades de capacitación, entonces, tiene por finalidad orientar y mejorar el rendimiento de las personas para encaminar a la organización hacia la consecución de su misión.

En esta dirección, Juan Manuel Heredia, gerente general de Inveo, señala que este tema es clave para mejorar a la organización de forma permanente. "La detección de necesidades de capacitación permite mejorar las posibilidades de conocimiento, de actitud, de habilidad de la gente con la que trabajamos. Eso nos va a llevar a mejores lugares todo el tiempo. Por lo tanto hay que invertir en ella", afirma.

En opinión de Tomy Drazenovic, director gerente de Dimensión Desarrollo, el entorno laboral actual más competitivo también realza la importancia de identificar las demandas de formación en las empresas, ya que la escasez de talento en el mercado está empujando a las organizaciones a mirar adentro de sí mismas para desarrollar y formar su personal.

"Sin embargo, existe mucha oscuridad en las empresas acerca del talento con que cuentan. Entonces, determinar los requerimiento de capacitación ayuda mucho en este sentido", considera Drazenovic.

La capacitación, sin dudas, es la herramienta más poderosa para que una organización pueda alcanzar sus objetivos y propósitos de corto, mediano y largo plazo. Sin embargo, la experiencia demuestra que, a menudo, no logra satisfacer las expectativas de las empresas que recurren a ella.

La detección

Usualmente, la detección de necesidades se desprende de la evaluación de desempeño; evaluación que se puede enfocar de formas distintas como, por ejemplo, el rendimiento en base a objetivos o en base a competencias.

Una vez que se determina que la aptitud de un colaborador no es el adecuado, generalmente es el área de Recursos Humanos la que interviene solicitando al jefe directo del colaborador una sugerencia de formación o capacitación, con la finalidad de cubrir la brecha que se ha encontrado en el rendimiento de esa persona.

Sin embargo, Tomy Drazenovic advierte que el proceso de evaluación de desempeño es como una foto del momento y, por lo tanto, no consideran la evolución de la organización. Por lo que propone que las empresas desarrollen su propia forma de evaluar comportamientos (a partir de su estrategia). Así, deben empezar a identificar, por sí mismas, esos comportamientos que determinan los buenos resultados de su negocio. Es otras palabras, el objetivo es que cada organización defina su propio modelo de competencias y que este sea único.

"Con esta propuesta se pude proceder a determinar los requerimientos en formación que necesita la empresa y con resultados más favorables", explica Drazenovic.

En cualquier caso, es la identificación de esas brechas las que ayudan a detectar las necesidades de formación al interior de la organización.

Según explica Marcel Verand, en general, las razones por lo que las personas no logran alcanzar el rendimiento que se demanda de ellas, son porque no tienen las habilidades o los conocimientos necesarios. "A veces es también porque no cuenta con los equipos, recursos o infraestructura para realizar adecuadamente su labor; e incluso puede influir la actitud del jefe directo. Todos estos factores impactan en el rendimiento, y la formación es una de ellas", añade.

Desde la perspectiva de Juan Manuel Heredia, son los gerentes los que están en mejores condiciones para detectar los requerimientos de capacitación al interior de la organización. Luego, juntos con Recursos Humanos, es necesario realizar una labor más precisa, con más detalle, acerca de lo que realmente se necesita.

Lo ideal es que se detecten las necesidades de capacitación en todos los ámbitos. Los aspectos más inmediatos son los técnicos, porque si no se determinan a tiempo las brechas de rendimiento en este sentido, el impacto va a ser inmediato en la productividad de la compañía, impactando no solo en costos sino también en la reputación y el clima laboral.

"Si bien existen herramientas para averiguar las necesidades de capacitación, nada es tan poderoso como la vivencia particular y el ojo humano. La sugerencia es, entonces, que los ejecutivos observen con mayor atención a su gente", asevera Heredia.

Aunque parezca obvio, antes de empezar a desarrollar cualquier sistema de detección, es preciso asegurarse que la alta dirección esté involucrada en los planes de desarrollo estratégico, y, sin duda, la capacitación claramente lo es. "Más aún, la alta dirección tiene que tener una propuesta, dentro de un proceso de desarrollo organizacional permanente", agrega Juan Manuel.

Si la alta gerencia no está convencida de lo importante que es la detección de necesidades de capacitación, esta terminará, irremediablemente, en la cola de las prioridades. Por ello, existen varias fórmulas para desarrollar la detección, pues se puede construir este sistema de manera interna o sino delegarlo todo a una empresa consultora, o incluso plantear un híbrido de ambos.

"Se pueden enviar a los responsables de estas acciones a diplomados o a diferentes formas de entrenamiento, para que adquieran los conocimientos y habilidades para desarrollar estos métodos de detección", comenta el director de Emfoque.

Capacitación en todos los ámbitos

Lo ideal es que se detecte las necesidades de capacitación en todos los ámbitos. Los aspectos más inmediatos son los técnicos, porque si no se determinan a tiempo las brechas de rendimiento en este sentido, el impacto va a ser inmediato en la productividad de la compañía, impactando no solo en costos sino también en la reputación y el clima laboral. Sin embargo, los aspectos culturales son muy importantes para una organización, porque una forma de retener y fidelizar a los colaboradores es que éstos estén totalmente alineadas con los valores de la organización.

Si las personas tienen el conocimiento y las habilidades que requiere la empresa, pero no están alineadas con los valores de ésta, no van a tener disposición o ganas de realizar su trabajo. Lo más probable es que termine yéndose a otra compañía.

Asimismo, se recomienda que la detección se aplique a todos los niveles de la organización. Sin embargo, considerando el costo que implica averiguar tales necesidades -ya sea en términos de horas dedicadas a esta actividad o monetarios (por ejemplo, al recurrir a una empresa que brinde el servicio) - muchas organizaciones tienden a priorizar la identificación solo en posiciones claves, las que más impactan en los resultados.

"Lo más recomendable es que se lleve a cabo a todo nivel de la compañía, aunque tal vez no con la misma exhaustividad en todos los niveles", recomienda Verand.

Todo indica que, aunque con un grado de desarrollo muy desigual, las empresas de todos los tamaños son ahora más conscientes de la necesidad de generar este tipo de sistemas. Además, les permite a las organizaciones tener una mejor imagen frente a sus colaboradores; quienes, de esta manera, perciben que se les ayuda a realizar mejor su trabajo y que existe un mayor interés en su desarrollo y éxito.

Fuente:infocapitalhumano

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