10 consejos para ser un mejor Project Manager

Gran parte de mi tarea como diseñador freelance ha consistido en diseñar o maquetar para terceros proyectos web, portales, aplicaciones web, etc. Esto hizo que la utilidad o no de mi trabajo muchas veces dependiera del criterio de una sola persona; el “Project Manager”.

Este se encarga de juntar los recursos humanos, contratar programadores, diseñadores, supervisar el trabajo de estos, e intentar que todo se entregue a tiempo.

En los proyectos que he trabajado como “empleado” diseñador freelance pagado por hora, siempre me he topado con esta “raza” de gerenciadores webs. Normalmente son pocos los que poseen conocimientos técnicos, más bien poseen esa habilidad innata para plasmar o tomar una buena idea e intentar llevarla a la realidad. He visto de todo, desde excelentes gerenciadores hasta los peores que solo logran hacer peder dinero y tiempo a los que se atrevieron a invertir.

Aquí un listado desde mi humilde criterio de como deberían idealmente ser los project managers:

Tener la idea bien desarrollada

Cada giro que se produce en un proyecto, hace perder muchísimo tiempo. De ahí la importancia de tener bien estudiado todos los aspectos técnicos antes de encarar el desarrollo. De no ser así sería como si uno se dispone a hacer un viaje a un lugar específico y sencillamente sale a la ruta a encontrarlo. Uno necesita saber a donde llegar y como hacerlo.

Para eso es necesario que el project manager no piense todo él solo sino que pida colaboración en aspectos técnicos que desconoce. La idea es NO empezar hasta tener todo bien claro.

Estar a la vanguardia tecnológica

Mientras más recursos toma de la misma tecnología más posibilidades o más facilidades tendrá para optimizar su proyecto. Se mejora la calidad y se reducen los plazos de entregas.

Para eso es necesario que se actualice constantemente y que el proceso de aprendizaje no termine nunca. No basta con solo leer los blog de tecnología en hardware o “chucherías” relacionadas por ejemplo, o lo último de la web 2.0, se trata mas bien de llegar a entender cómo aplicar esta tecnología en el proyecto.

Aprender a delegar

Esta parte es la que más cuesta a los administradores de proyectos. Muchos caen en el error de pensar que “solo se hace bien si lo hago yo” o “solo estará bien si lo superviso yo”. Gravísimo error, el tiempo que se pierde por no saber delegar tareas es incuestionable. El project manager que solo confía en su propio criterio tiene muy poca vida. Debe ser de mente abierta y escuchar todas las partes.

Pero para esto deberá confiar en la gente que ha elegido, confiar en que harán bien el trabajo. ¿como se logra esto? Bien, se logra viendo el trabajo que estos mismos han hecho en otros proyectos. Que el diseñador diseño bien, que los programadores programen bien. De eso se tiene que encargar.

Hablar claro

La falta de comunicación en un proyecto es igual al fracaso del mismo. Muchas veces se comete el error de sintetizar demasiado la documentación del proyecto. Si la comunicación falla es muy probable que cada parte del proyecto haga lo que entendió y todo salga mal o se tengan que hacer retrocesos.

En el caso de proyectos con gente descentralizada a veces los correos electrónicos o el chat no bastan, el uso de los sistemas de conferencia online permite una conversación fluida con todas las partes.

Contactos, muchos contactos

Las nuevas herramientas sociales para contactos comerciales son indispensables para conseguir mano de obra especializada. Sitios como por ejemplo: www.tecnotrabajos.com o el antiguo www.econozco.com ahora www.xing.com ofrecen una gran posibilidad de ampliar tu red de contactos profesionales.

Hay un dicho que dice; “Solo gana el que más contactos tiene”.

En los zapatos del usuario

Muchos projects managers solo ven su proyecto con sus propios ojos. ¿Qué significa eso? Que ignoran totalmente al usuario. Es elemental desarrollar y diseñar un proyecto web únicamente para la masa de usuarios, por lo que se deberá entender que habrá cosas que no irán del todo bien al criterio del administrador del proyecto. Es triste pero este es uno de los errores que más veces he visto. El querer hacer las cosas solo como quiere una sola persona.

Inspirar y motivar

No se trata de dar palmaditas en la espalda solamente. Se debe trata de motivar por cada nueva idea o esfuerzo que haga cada parte, se debe dejar en claro que son un equipo y no existe el criterio único para las cosas. En el caso de los diseñadores debe tratar de inspirar a los diseñadores con referencias visuales, decir “Quiero algo similar a esto y a esto otro", y no "quiero algo así”.

Ser flexible

Si el administrador del proyecto es muy “flojo” las cosas sencillamente se harán muy lentas, pero si es muy tirano directamente el proyecto fracasará. Lo he visto todo el tiempo. La clave está en buscar el equilibrio. Además un mal administrador de proyectos se cierra él mismo las puertas tanto en conseguir gente para su proyecto como para conseguir inversores.

Escuchar sugerencias

El administrador debería escuchar todas las sugerencias de los implicados y decidir que tan factibles son de cara al usuario. Sería muy importante que se hagan estudios de usabilidad o encuestas para determinar que tipo de diseño es el más conveniente. Mientras más voces opinen más fácil será estar acertado en el gusto del usuario promedio.

Pagar lo que se debe pagar

Este es un tema vidrioso, especialmente cuando el administrador del proyecto es el inversor también. Normalmente lo barato luego sale el doble de caro. Así de simple, por ejemplo, pasados días me encargaron un trabajo de diseño web que habían hecho a la mitad del precio que yo había pasado. El resultado; en vez de usar CSS para maquetar era todo puro tablas. Decidieron darme el trabajo de maquetación. El trabajo terminó saliendo 3 veces más de lo previsto.

Aquí todos deben tener mucho sentido común, los desarrolladores o diseñadores no son semidioses que se merecen todo el dinero, pero tampoco trabajamos semanas enteras por nada. Lo bonito, bueno y barato no existe. Eso es así.

Fuente: webnova.com.ar