La importancia de escribir algo con sentido en el ‘asunto’ de un e-mail

Los malos hábitos y errores en el e-mail son muchos y muy variados. Y hay uno que, sea la empresa que sea, tenga el tamaño que tenga, se dedique al sector que sea, indefectiblemente sale a la luz.

La mala redacción del ‘asunto’ de los mensajes de correo, según publica el blog Think Wasabi. El Asunto es fundamental porque es el único modo que tenemos de comunicar la importancia o significado del mensaje, sin obligar a la otra persona a abrirlo. Y juega también un papel fundamental porque el mal Asunto es el detonante de otros problemas que muchos sufren en el e-mail. Lleva, por ejemplo, a la mala priorización: abrimos antes correos que podrían esperar y abrimos después correos que deberían leerse primero. Pero también conduce a la confusión, la desorganización y la frustración o irritación propia.

“No es que nunca nadie nos haya enseñado a escribir Asuntos. Es que nunca nos han explicado el tremendo valor que el Asunto tiene en nuestra comunicación diaria. Y esto, cuando lo trasladas a un grupo de personas (una empresa, clientes…), se convierte en una bola de nieve que crece y crece. Y que hace daño a todos por igual”, asegura este blog y, además, recoge varios tipos de malos Asuntos:

1. Una sola palabra. Cosas como Hola, Saludos o Consulta no dicen absolutamente nada. Son Asuntos prácticamente nulos. En ese email tanto te puede venir un enlace recomendado de YouTube como una inspección fiscal.

2. Una frase imprecisa. Cosas como Últimos cambios excluyen partes o detalles clave del mensaje que dan sentido e interpretan el Asunto. Esto lleva a la confusión y a la obligatoriedad de abrirlo para ver de qué va realmente.

3. Reclamos engañosos. Cosas del tipo ATENCIÓN! Tienes que ver esto! Además de caer en el tipo anterior (impreciso), trasladan urgencia mediante mayúsculas y exclamaciones. Lo que suele ser síntoma de que ese mensaje ni es importante ni urgente. Pero nosotros lo abrimos porque nos puede una fuerza superior a la inteligencia: la curiosidad.

4. Asunto vacío. Literalmente no se pone nada y el Asunto va en blanco. Este se lleva el premio gordo porque es el equivalente a decir “me importa un huevo tu tiempo, tus prioridades o tu organización; cómete esto majete”.

Mejorar su redacción

El Asunto es (casi) la parte más importante de un mensaje. Invertimos minutos en redactar más o menos bien el Cuerpo del mensaje, lo que queremos decir o pedir al otro. Pero a la hora de escribir el Asunto lo hacemos como si pegáramos un sello con la lengua. De mala manera y mirando para otro lado. Desde Think Wasabi aseguran que se puede mejorar enormemente la comunicación con unos sencillos consejos sobre el ‘asunto’:

- Escríbalo al final, después de haber escrito primero el Cuerpo del mensaje. Eso le ayudará a sintetizar mejor lo que quiere decir.
- Piense antes de redactarlo. Cinco segundos bastan para elegir mejor sus palabras y ser claro.
- Incluya las 2-3 palabras clave que conformen una frase clara e inteligible.
- Reléalo antes de enviarlo y pregúntese: ¿tal como está entiendo yo mismo lo que hay dentro de él?
- Como extra, dentro de su equipo o colaboradores pueden utilizar palabras clave para interpretar mejor cada mensaje que se envíen entre ustedes.

Fuente: Marketingdirecto.com