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¿Cómo gestionar la productividad de las reuniones laborales?

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En las empresas, sean pequeñas, medianas, grandes, siempre habrán reuniones que determinarán las toma de decisiones. Foto:profesionales.cl

En las empresas, sean pequeñas, medianas, grandes, siempre habrán reuniones que determinarán las toma de decisiones, los avances de tareas o, finalmente, el éxito o el fracaso de los objetivos estratégicos planteados.

Si bien éstas son parte habitual de la actividad laboral de toda compañía, muchas llegan a ser aburridas, odiadas por los mismos trabajadores, largas e, incluso, inútiles. Entonces, ¿cómo gestionar estos encuentros para obtener más beneficios?

Actualmente, los expertos consideran que la mayoría de estas juntas son improductivas. Así lo afirmó David Ortuño, académico del Departamentos de Recursos Humanos de FUNDESEM Business School (FBS), España. "Las "reunitis" son la oportunidad de reunir a un grupo de personas, el mayor número de cabezas y responsables de todos los departamentos, para hacerles perder el tiempo. Hoy en día, en las empresas se pierde un ratio enorme de productividad a raíz de éste asunto", declaró.

Pero, por supuesto, las reuniones son estrictamente necesarias agregó Ortuño, pero no todas ellas ni mucho menos el tiempo que se dedican a las mismas. El gestionarlas correctamente es la única manera de alcanzar los resultados que se esperan de estas citas. (Lea también:6 maneras de hacer reuniones entretenidas)

Según Alfredo Bernadez, consultor en Recursos Humanos y catedrático del Departamento de Estudios Empresariales de la Universidad Iberoamericana (Ibero), en México, existen una serie de reglas muy sencillas que si se cumplen pueden hacer que sea una junta muy efectiva.

"La primera de estas normas es tener claro que toda reunión tiene un horario, que debe estar claro cuándo empieza y cuándo termina. Una junta efectiva nunca puede durar más de 2 horas, porque es el tiempo donde la gente tiene el máximo de atención." También, y en segundo lugar, es necesario tener una agenda qué "debe enviarse con anticipación a los participantes para que sepan de qué tratará la junta, qué se va a exponer en ella y qué resultados se esperan de la actividad."

Como tercera regla, en toda tertulia laboral se debe procurar que las presentaciones sean audiovisuales, sobrias y limitantes a lo que se está hablando para captar el máximo de atención en los participantes. "Por ejemplo, que cumplan la regla del 7 por 7, es decir, no más de siete slides o diapositivas en Powert Point.

Durante la jornada, debe haber una persona que se encargue de hacer la ayuda de memoria en los tiempos de exposición y, que posteriormente, se haga cargo de enviar a los asistentes una relatoría de lo conversado durante la cita y cuáles fueron los trabajos encomendados. A lo que David sumó que una de las casuísticas que suele ocurrir tras una reunión es que las responsabilidades se diluyen. Por lo que los temas tratados se deben "reflejar en esta acta, una ficha tipo que recoja, objetivos, responsables y fechas así como observaciones, con esto conseguimos que cada asistente recuerde ¿cuál es el objetivo del punto a tratar?, ¿es viable?, ¿quién o quiénes se van a encargar?, y ¿en qué fecha plazo se va a revisar?

Todos estos puntos para el académico español son aspectos preliminares a todo mitin, pero que el verdadero rock & roll empieza "in situ", por lo que es conveniente considerar a:

El "palomitero": Dícese de aquella persona que ve en las reuniones una oportunidad excelente de contar aquello que le plazca, bien sea lo que hizo el último fin de semana, el viaje que tiene previsto hacer (buscando apoyos y consejos) o la nueva adquisición que tiene en mente, para que todos/as compartan disfrutes y compartan su alegría.

El "y ya que estamos": Dícese de aquella persona que no participa en ningún punto específico de la reunión, pero tiene una avidez en tratar otros puntos que no tienen absolutamente nada que ver con la reunión propuesta, porque, ya que estamos... ¿aprovecho y comentamos esto?

El "esto primero que me tengo que marchar": Dícese de aquella persona que, como aceptó la reunión la semana anterior y se ha planificado, digamos, regular, tiene un compromiso -algún cliente o proveedor que necesita atender - por lo que provoca cambiar el orden del día de la reunión, para hacer malabares y (des)anteder ambas citas.

El modelo

Por último, pero no menos importante, el estilo que tenga la reunión ya sea formal, libre o creativa, dependerá mucho del tipo de empresa y el tema que se abordará en la junta." Por ejemplo, hay un modelo de reuniones que son bastante grandes que se llaman ecoffice, donde se hacen varias mesas conformadas por 4 a 5 personas, y en que cada una tiene 5 minutos de exposición. Posteriormente, se van cambiando los integrantes de las mesas para poder ir tomando nota de lo que se hizo en cada una de ellas para obtener un gran lluvia de ideas o brainstorming", describió el profesor de la Ibero.

Nos obstante, "en el 95% de estas sesiones es mucho mejor seguir un formato más tradicional. Incluso, en las empresas más modernas los temas que son de aspectos financieros o de operaciones se suelen desarrollar bajo esquemas tradicionales", puntualizó Bernadez.

En resumidas cuentas, aplicar las medidas antes señaladas y plasmarlas en una buena planificación pueden evitar que las habitúales juntas de una compañía se conviertan en un desperdicio de tiempo y sean productivas para apoyar la gestión empresarial.

Fuente:educamericas

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