Las redes sociales como herramientas en la comunicación interna de las empresas

La comunicación interna en las empresas es básica para que se consigan los objetivos marcados. Este es un aspecto que siguen trabajando para mejorar muchas organizaciones. Poco a poco el correo electrónico se ha venido demostrando como una herramienta útil, pero a la que se le ven ciertas limitaciones en su uso en las empresas.

Por el contrario hemos asistido a la explosión de las redes sociales en un ámbito más lúdico como una herramienta perfecta para la conversación y comunicación. Por eso muchas organizaciones no ven con malos ojos incorporar las redes sociales como herramienta de mejora en la comunicación interna de las empresas.

Claro que se trata de una red social de ámbito interno y corporativa. Nada que ver con Facebook. Pero incorpora la facilidad que nos da la red social para comunicarnos, crear grupos de trabajo, proponer debates, etc. Y todo ello dentro de nuestra empresa, donde en lugar de amigos, agregamos compañeros de trabajo. Y en lugar de enviar una cadena de correos electrónicos para discutir un asunto, podemos publicar en el tablero de un proyecto nuestras opiniones sobre como debe desarrollarse el mismo. Por ejemplo, para saber si alguien ha leído una circular, bastará con que marque el botón de leído al estilo "Me gusta de Facebook".

Tres alternativas distintas para usar las redes sociales en la comunicación de la empresa

Se han desarrollado distintos escenarios donde las redes sociales ayudan a la comunicación interna. Recientemente Microsoft compró Yammer, una empresa que ya había desarrollado una red social pensada para las empresas, para integrarla en su gama de productos y complementar soluciones que podía ofrecer con SharePoint. De esta manera Microsoft puede ofrecer una plataforma de colaboración y agilizar la comunicación entre los flujos de trabajo y las conversaciones en la red social. Esta alternativa alojada en nuestros servidores tiene su equivalente en la nube a través de Office 365 que tiene disponible también SharePoint, aunque de momento no ha llegado la integración de las características de la red social en la nube.

Otra propuesta distinta es la que ha incorporado Google a sus aplicaciones de negocios, las Google Apps. En este caso Google hace uso de su red social, Google + según acaba de anunciar, pero dentro de la propia organización. Incorpora sus propias herramienta, elementos tan interesantes como los Hangouts, la alternativa de Google para realizar videocoferencias entre varios participantes de forma rápida y cómoda, algo que nos ayudará en el caso de que nuestra organización se encuentre distribuida entre distintas sedes. En unión con el correo de Gmail y Google Docs puede ser una herramienta muy potente para nuestra empresa.

Zyncro, es una alternativa de red social colaborativa en la nube. Zyncro facilita la plataforma perfecta para la colaboración y comunicación de equipos de trabajo que tienen alta movilidad. Es accesible desde cualquier ubicación y tenemos disponibles distintos planes en función del tamaño de nuestra empresa, desde micropymes aaborativa, y extranet a la que también puedan acceder los clientes de tu empresa, por lo que sería un equivalente en la nube a lo que representa la unión de SharePoint y Yammer.

Lo cierto es que opciones no nos faltan. La opción online es casi imprescindible para las empresas que trabajan en movilidad y sus trabajadores están distribuidos por muchas sedes o distintos territorios. Mientras que si todos estamos en una oficina no nos costará mucho realizar una reunión rápida para aclarar determinados puntos, si nuestra empresa se encuentra dispersa en el territorio esto se complica y la comunicación a través de las redes sociales facilita mucho el diálogo sin necesidad de añadir ruido a muchas cuentas.

Complemento para el correo electrónico y la Intranet

Además el uso de estas herramientas sociales para la comunicación interna no necesitan una curva de aprendizaje alta. Prácticamente todo el mundo se encuentra familiarizado con su uso. Además en muchos casos incorporan complementos para instalar en Microsoft Outlook lo que facilitará su uso de forma conjunta con el correo electrónico. De esta forma dividimos conversaciones personas externas a nuestra empresa que seguirán gestionándose con el correo y las internas a través de la red social.

Por lo tanto no es una herramienta que viene a sustituir el correo electrónico, sino más bien a complementarlo. Lo mismo ocurre con la Intranet, donde muchas veces los flujos de trabajo que creamos son más eficientes si utilizamos la red social interna para las notificaciones. El resultado es una mejora general de los procedimientos en la empresa y una mejora productiva de la misma. Y todo en un entorno controlado de empresa sin distracciones, con total seguridad y privacidad. Nada que ver con lo que estamos acostumbrados en las redes sociales habituales.

Claro que se trata de una red social de ámbito interno y corporativa. Nada que ver con Facebook. Pero incorpora la facilidad que nos da la red social para comunicarnos, crear grupos de trabajo, proponer debates, etc. Y todo ello dentro de nuestra empresa, donde en lugar de amigos, agregamos compañeros de trabajo. Y en lugar de enviar una cadena de correos electrónicos para discutir un asunto, podemos publicar en el tablero de un proyecto nuestras opiniones sobre como debe desarrollarse el mismo. Por ejemplo, para saber si alguien ha leído una circular, bastará con que marque el botón de leído al estilo