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Eficiencia Vs Tiempo

Saber administrar el tiempo es importante para poder ser productivo. Foto:diez-euros.com

Por alguna asombrosa razón, la mayoría de los seres humanos estamos percibiendo un paso cada vez más acelerado del tiempo; los días vuelan y las semanas pasan a un ritmo tan vertiginoso, que no alcanzamos a realizar muchas de las tareas que tenemos planeadas.

Pero basta con mirar el reloj para comprobar que el tiempo sigue siendo el mismo, que su ritmo se mantiene inalterado y que los días transcurren sin que al final, sobre o falte uno solo de sus segundos. ¿Qué es entonces lo que ha cambiado para que nuestra percepción sea tan diferente? La respuesta es sencilla; ahora hacemos más cosas en el mismo tiempo, estamos más ocupados y a la vez tenemos más distractores que nunca.

Nuestro tiempo se mueve en dos dimensiones distintas: la primera, es el paso de los segundos que nuestros relojes y cronómetros registran cada vez con mayor precisión; la segunda tiene que ver con los ritmos internos de cada individuo, que se mueven de acuerdo con las actividades que realiza, sus estados de ánimo y la fisiología de su cuerpo.

El tiempo es un recurso valioso y no renovable, que debe utilizarse de manera eficiente, en todas las actividades de la vida, pero especialmente en el trabajo; para ello es importante planear lo que vamos a hacer, estableciendo prioridades y fijando cronogramas que nos permitan optimizar la forma como invertimos las horas y hasta los minutos; aquí algunos consejos:

Identifique los factores

Para identificar en qué desperdiciamos el tiempo, basta con anotar durante 2 o 3 días todo lo que hacemos a lo largo de la jornada laboral y el tiempo empleado en cada actividad, incluyendo conversaciones informales, atención de llamadas telefónicas, reuniones, ingreso a redes sociales, etc. El balance puede arrojarnos información sorprendente sobre cómo malgastamos el tiempo y lo que podemos hacer para utilizarlo de manera más eficiente.

Elabore listas de pendientes

Con la ayuda de una hoja electrónica o de cualquier aplicación que conozca, lleve una lista de las tareas que tiene pendientes por realizar; elabórela incluyendo un campo que le permita, fijar la prioridad que tiene cada actividad y otro donde incluya la fecha en que esta deba estar concluida. Una rápida revisión diaria de la lista, permite eliminar las tareas ya realizadas y reordenar las restantes de acuerdo con las dos variables anotadas, de modo que usted siempre pueda atender lo prioritario.

Evite a toda costa la dilación

Hay tareas que realizamos con inmenso agrado y otras a las que rehuimos con gran creatividad, a pesar de saber que el tiempo corre en nuestra contra y que tarde o temprano tendremos que emprenderlas. Cuando se pospone la realización de un trabajo, surge una molestia interna que solo deja de atormentarnos, cuando terminamos el molesto trabajo. De ahí la recomendación de realizar primero lo difícil y aburrido, para poder abordar con tranquilidad lo fácil y agradable.

Delegar

Un juicioso análisis de las tareas que tenemos asignadas y de aquellas que hemos asumido por gusto, nos puede ayudar a determinar todo aquello que es rutinario y fácil de aprender, que podría delegarse en los subalternos, con el fin disponer de más tiempo para dedicar a las actividades que son verdaderamente importantes y que requieren toda nuestra atención.

Evite las reuniones improductivas

La mayoría de los ejecutivos pierde un tiempo precioso atendiendo reuniones improductivas. Los factores son múltiples: no se establecen horarios estrictos de inicio y cierre, los asistentes son incumplidos, no hay objetivos ni existe un orden del día, se permiten desviaciones del tema y se invierte mucho tiempo en preámbulos sociales, entre otros. Las soluciones van desde exigir una mejor organización de la reunión y el estricto cumplimiento de los horarios, hasta evaluar si su presencia es realmente requerida.

Evite las interrupciones

Lo ideal para que el trabajo fluya eficientemente, es poder dedicar lapsos determinados de tiempo a una misma actividad, evitando interrupciones que desvíen su pensamiento. Establezca horarios para recibir a sus colaboradores y clientes, devolver llamadas, realizar el trabajo de oficina, estudiar documentos y planear sus estrategias.

Fuente:larepublica

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