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¿Cómo armar un evento corporativo?

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evento1La tendencia mundial se inclina hacia las acciones vinculadas a la Responsabilidad Social Empresaria. También se impone la combinación de encuentros presenciales y virtuales, apoyada en las nuevas tecnologías.

Existe en el mercado un creciente interés y desarrollo en la aplicación de tecnología en el sector. La gran tendencia es el incremento de eventos “híbridos”, que combinan un aspecto presencial y otro virtual. Nosotros creemos que los eventos Face-to- Face no van a desaparecer, al contrario, el contacto es necesario en los negocios, pero se va a crear una nueva categoría. Por ejemplo, muchas asociaciones hoy capturan sus congresos en vivo, los suben a la web, les añaden comentarios e información adicional, abren foros de debate respecto de ellos, ofrecen videoconferencias, chat y seminarios online, etc.

Se interactúa mediante Skipe, chats, Facebook y Twitter, y hay más videoconferencias y seminarios online. De esta manera, se reducen costos, tiempo y recursos. En 2008 se realizó en Argentina un congreso de Cardiología, donde los 20.000 asistentes vieron una operación a corazón abierto en vivo. Pero todo lo que hace a la experiencia vivencial es irreemplazable, por eso el evento presencial no va a desaparecer.

Por otro lado, se evidencia una apertura hacia las acciones y conceptos vinculados con la Responsabilidad Social Empresaria (RSE). Por ejemplo, la empresa MCI realizó hace poco una convención de ventas de 3 días para Banco Supervielle en Mar del Plata, donde los 450 asistentes pintaron y decoraron mobiliario infantil, que luego fue donado a Palestra, una ONG infantil. Algo parecido se hizo con Telefónica y con Comafi. El objetivo inicial no era una acción de RSE sino una de team building, pero la actividad tomó otro vuelo cuando el personal entendió que la convención no se agotaba en si misma y que se iba a producir algo para otros, que lo necesitaban.eventos2

También comienzan a verse “eco-eventos”, que consisten en acciones de muy variado tipo, pero para las que se tiene en cuenta especialmente el cuidado del medioambiente. La conciencia green se extiende a los proveedores. En el rubro tecnológico, ahora se prefiere emplear leds reemplazando otro tipo de luces gastan el doble de energía. En las actividades donde los participantes realizan muebles para donar se trabaja con pinturas biodegradables y no contaminantes y con muebles de pino sustentable.

Los alimentos que se sirven son orgánicos y bajos en contenido graso, al mismo tiempo que las bandejas de telgopor han sido dejadas de lado. Tampoco se utiliza celofán para envolver, sino papel de seda reciclado. Los organizadores desalientan también el uso de autos particulares para el traslado y en su lugar se utilizan micros con choferes adiestrados, que, mientras esperan, apagan sus motores para evitar la polución y consumir menos combustible, por ejemplo.

Otra tendencia son los Congresos internacionales que se desarrollan durante menos días. Ante la creciente realización de eventos, ni los sponsors ni los participantes podrían participar en todos, así que comenzaron a presionar a las empresas organizadoras para reducir su duración. Por otro lado, ya no se realizan tantas fiestas, cenas y salidas alrededor de cada congreso, sino que - antes que la realización de actividades sociales- se está privilegiando el contenido que se brinda y la realización de contactos.

Además observamos que se están realizando eventos más pequeños, dirigidos a un nicho puntual. Por ejemplo, cuando antes se organizaban un congreso de pediatría y otro de cardiología, hoy se propone uno más reducido de cardiología pediátrica, al cual concurren exclusivamente los profesionales de esa especialidad.

Y otro aspecto en el que hay un cambio es en la co-creación de contenidos. En las conferencias tradicionales un speaker se dirigía a la audiencia, pero este concepto está dando lugar a conferencistas que interactúan de otra manera con los oyentes, generando contenidos nuevos y enriquecidos por el feedback. A esto se suma el input logrado a través de las redes sociales, que permiten realizar un follow-up y generar grupos de trabajo on-line.

Fuente: por Sebastièn Tondeur, para Materiabiz.com

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