Tips para redactar un mail formal

El correo electrónico se ha convertido en el medio de comunicación más eficaz para las empresas. Simplemente en una organización donde los empleados cuentan con computadoras, el 100% de los empleados, utilizan su correo, sin embargo, ¿qué porcentaje sabe usarlo de manera profesional?

Renata Roa, consultora en Imagen Pública y Comunicación Facial, afirma que un correo electrónico profesional debe redactarse como si fuera una carta formal.

“Es importante cuidar la imagen de la empresa y nuestra imagen personal, el correo electrónico se convierte en la cara del profesionista con sus cliente (…) Cuidar la ortografía, la presentación, los colores, el contenido y la firma; es fundamental”, comentó la experta.

A continuación, algunas recomendaciones que te ayudarán a cuidar tu redacción y presentación:

Frases que debes evitar en un mail formal

En varias ocasiones buscamos acercarnos a la persona que le escribimos, sin embargo, también es importante no rebasar ciertos límites. Evita usar los siguientes clichés:

• “Espero estés bien”, “Esperando te encuentres bien”, “Deseando te encuentres bien”.
• “Muy apreciable”.
• “Querido señor…”
• “Espero no quitarte mucho tiempo”.
• “Deja explicar mi motivo…”
• “Te deseo un lindo día”.
• “Aprovechando este medio…”
• “Espero puedas leer esta información”.
• “Quedo de ti…”
• “Espero todo se haya entendido”.

Errores que se deben evitar en un mail formal

• No utilices saludos o despididas de plantilla.
• No uses frases largas en el asunto del mail.
• Cuida la dirección del destinatario.
• No respondas a todos, evita usar cadenas.
• Cuida tu ortografía y evita emoticones.
• El correo no es un chat, evita usarlos de esta forma.
• Se breve, recuerda que el tiempo es primordial para los receptores de la información, no escribas cosas largas o que tengan muchos archivos adjuntos, seguro no te leerán.
• No utilices el correo para asuntos importantes como: aumento de salario, hablar sobre un problema grave con colaboradores o clientes. No renuncies por correo electrónico.

Estructura correcta para redactar un mail

Dirección de correo y asunto

Evita usar direcciones personalizadas o informales.
Evita usar números o jugar con mayúsculas o minúsculas.
No uses saludos o frases informales en el asunto.
Cuida que el asunto sea concreto y de interés para el receptor.

Saludo y cuerpo del mail

Evita usar "Buenas tardes, buenas noches, buenos días", cuida que el saludo sea formal.
Cuida la ortografía y redacción.
Sé breve, claro y completo.
A menos que sea necesario, no adjuntes archivos.

Despedida y firma

Evita usar frases como: sinceramente, te mando un cordial saludo, besos, abrazos o demás frases personales.
La firma debe contar con nombre completo, puesto, logo de la empresa, teléfonos y redes sociales (que utilices frecuentemente).

Fuente:altonivel