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Tips para redactar un mail formal

  • Published in Actualidad
El e-mail es el medio de comunicación más utilizado en la oficina. Foto:i.ehow.com

El correo electrónico se ha convertido en el medio de comunicación más eficaz para las empresas. Simplemente en una organización donde los empleados cuentan con computadoras, el 100% de los empleados, utilizan su correo, sin embargo, ¿qué porcentaje sabe usarlo de manera profesional?

Renata Roa, consultora en Imagen Pública y Comunicación Facial, afirma que un correo electrónico profesional debe redactarse como si fuera una carta formal.

“Es importante cuidar la imagen de la empresa y nuestra imagen personal, el correo electrónico se convierte en la cara del profesionista con sus cliente (…) Cuidar la ortografía, la presentación, los colores, el contenido y la firma; es fundamental”, comentó la experta.

A continuación, algunas recomendaciones que te ayudarán a cuidar tu redacción y presentación:

Frases que debes evitar en un mail formal

En varias ocasiones buscamos acercarnos a la persona que le escribimos, sin embargo, también es importante no rebasar ciertos límites. Evita usar los siguientes clichés:

• “Espero estés bien”, “Esperando te encuentres bien”, “Deseando te encuentres bien”.
• “Muy apreciable”.
• “Querido señor…”
• “Espero no quitarte mucho tiempo”.
• “Deja explicar mi motivo…”
• “Te deseo un lindo día”.
• “Aprovechando este medio…”
• “Espero puedas leer esta información”.
• “Quedo de ti…”
• “Espero todo se haya entendido”.

Errores que se deben evitar en un mail formal

• No utilices saludos o despididas de plantilla.
• No uses frases largas en el asunto del mail.
• Cuida la dirección del destinatario.
• No respondas a todos, evita usar cadenas.
• Cuida tu ortografía y evita emoticones.
• El correo no es un chat, evita usarlos de esta forma.
• Se breve, recuerda que el tiempo es primordial para los receptores de la información, no escribas cosas largas o que tengan muchos archivos adjuntos, seguro no te leerán.
• No utilices el correo para asuntos importantes como: aumento de salario, hablar sobre un problema grave con colaboradores o clientes. No renuncies por correo electrónico.

Estructura correcta para redactar un mail

Dirección de correo y asunto

Evita usar direcciones personalizadas o informales.
Evita usar números o jugar con mayúsculas o minúsculas.
No uses saludos o frases informales en el asunto.
Cuida que el asunto sea concreto y de interés para el receptor.

Saludo y cuerpo del mail

Evita usar "Buenas tardes, buenas noches, buenos días", cuida que el saludo sea formal.
Cuida la ortografía y redacción.
Sé breve, claro y completo.
A menos que sea necesario, no adjuntes archivos.

Despedida y firma

Evita usar frases como: sinceramente, te mando un cordial saludo, besos, abrazos o demás frases personales.
La firma debe contar con nombre completo, puesto, logo de la empresa, teléfonos y redes sociales (que utilices frecuentemente).

Fuente:altonivel

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