Los beneficios de tener una oficina informal

Cuando Aline Pinheiro terminó de correr el Circuito de las Estaciones Adidas en Río de Janeiro, nunca imaginó que tiempo después haría un contacto que culminaría en un gran negocio para la empresa en que trabaja.

“Luego de correr fui a la tienda que ofrecía masajes y comida para los competidores. Allí comencé a hablar con una persona clave de la agencia 02 Comunicaciones. En medio de nuestra conversación informal hablamos sobre lo que cada una hacía profesionalmente y descubrimos que las dos empresas podían hacer una alianza”, comenta Pinheiro, quien es coordinadora de Ingeniería y Tecnología en Radix. A partir de ese contacto, la idea de la asociación avanzó hasta el punto que la agencia O2 y Radix cerraron efectivamente el negocio.

Lo que parece ser un caso poco habitual sobre el cierre de un negocio, en realidad es más común de lo que muchos imaginan. Una considerable serie de neogociaciones, estrategias empresariales y creación de nuevas ideas, se efectúan en un escenario fuera de la oficina. Incluso, existen personas que prefieren trabajar sólo de esa manera.

“Actualmente sólo cierro negocios en ambientes bastante informales. Hoy, por ejemplo, cerre con tres empresas diferenes fuera de la oficina”, comentó la ejecutiva paulistana Yara Rocca. Ella es periodista y coordinadora de la asesoría de comunicación que lleva su nombre -Yara Rocca Comunicaciones- y quien asegura que los ambientes de este tipo proporcionan más relajo y levedad al trabajo. “Prefiero trabajar de esta forma. Aunque se tenga un escritorio, fuera de la empresa las personas se abren más y están mucho menos rígidas que en el mundo corporativo”, afirma.

Y Rocca ya adoptó su “oficina informal” preferida: el área de la piscina de su edificio. “Mi edificio tiene un área de recreación que me gusta mucho, y justo al lado de la piscina hay un enchufe donde puedo conectar mi computador y acceder a Wi-fi. Ahí me reuní con los clientes y cerré tres negocios”, comenta la empresaria.

Hasta un monasterio sirvió como ambiente para cerrar un negocio. En Julio de 2011, la empresa brasileña Asyst International se fusionó con Rhealeza, del mismo sector de TI. El contrato fue firmado en el Monasterio de São Bento, en Sao Paulo, una institución religiosa que tiene más de 400 años de historia. “Antes de la negociación soñé que firmaba el contrato dentro del Monasterio São Bento. Y finalmente se lo propuse a los involucrados, logrando el apoyo de todos”, comenta el presidente de la empresa Francisco Blagevitch. Según Blangevitch, escoger el monasterio fue importante por un buen motivo: “la firma en este lugar simbolizó la longevidad y el respeto, dos características importantes del monasterio y también importantes para los involucrados en la negociación”.

El intercambio de la tarjeta

Quien ha asistido a una feria de negocios debe haber observado a personas entregando locamente sus tarjetas de presentación. Muchos, incluso, parecen repartidores de panfletos, quienes apenas dicen “Buenos días” para entregar su documento y entonces pasan a otro objetivo. Deben tener calma quienes piensan imitar esta estrategia, porque el resultado de la jornada generalmente es menos eficiente que un simple café o almuerzo con un grupo reducido de personas.

Muchos especialistas en Recursos Humanos explican que el contacto informal puede ser una excelente oportunidad para conocer más personas, estrechar lazos y ampliar la famosa red de contactos. Y se engaña quien cree que es necesario sólo hablar de negocios. “Se puede hablar sobre el evento, un restaurante o de cosas informales”, dice la empresaria y especialista en gestión Fádua Sleiman. De acuerdo con la consultora, “las personas cuando no están bajo presión acostumbran a conversar más a gusto”.

Hasta almorzar de nuevo fue la salida que el director comercial Bruno Lins encontró para estrechar los lazos en uno de sus viajes. “Había acabado de almorzar cuando me encontré con un potencial socio. Él me llamó para comer y no lo pensé dos veces: almorcé por segunda vez. Fue lo mejor para conocernos. El resultado de ese contacto condujo a negociaciones posteriores”, comenta Lins.

¿Qué tal una cerveza?

Si una comunicación informal con personas desconocidas puede ser útil, esa forma de contacto más modesta, dentro de la empresa puede funcionar todavía mejor. “El propio happy hour del viernes puede ayudar al ambiente diario de la organización, pues crea un clima de mayor camaradería entre los profesionales. Es importante que las empresas promuevan e incentiven esos encuentros. No tiene que ser en un lugar grande, puede ser en un café o en el trabajo mismo”, dice Sleiman.

Sin embargo, se debe tener cuidado con los excesos, que siempre son peligrosos.“Las personas no pueden excederse en la bebida y comida. El momento es de relajo, pero se debe permanecer sobrio. Las personas que van a estar ahí lo verán al día siguiente. Es conveniente dividir la cuenta y no beber demasiado. Esto es etiqueta del happy hour”, comenta Sleiman.

Aprovechar los momentos, sean estos los más casuales, para conectar con otras personas y construir relaciones, es una de las tesis seguidas y difundidas también por Nicholas Boothman, consultor en comunicación humana y autor del best-seller americano "Haga que usted le guste a todo el mundo en 90 segundos".

En su libro, Boothman relata que el secreto del éxtio está, principalmente, en la comunicación y en interactuar.

“Nadie hace nada solo y ahora más que nunca quien no consigue relacionarse con eficiencia pierde la oportunidad de aumentar su círculo de amigos, de ser aprobado en una entrevista, de concretar una venta, de mejorar en una profesión, de aprovechar oportunidades y hasta de encontrar el amor de su vida”, dice Boothman.

Es en ese punto que existe una especie de “condimento” que muchos de los profesionales involucrados en el mundo corporativo deben utilizar en sus rutinas de negociaciones: el toque más humano.

Tres consejos de amigo:

1. Salga del mundo virtual para encontrar a las personas: internet y las redes sociales han sido excelentes herramientas para reunir a las personas. En estas se puede crear, por ejemplo, una gran red de “amigos” en Facebook y de “contactos” en Linkedin. Y aunque sea muy positivo las personas deben cuidarse de no centrarse únicamente en ellos, y entonces perder muchas oportundidades en la vida real. El encuentro cara a cara seguirá siendo una experiencia mucho más completa que sólo relacionarse por internet.

2. Nunca almuerce solo: una simple comida con un colega o con un potencial contacto profesional puede generar más frutos de lo esperado. Se pueden compartir experiencias, opiniones, insights, consejos y aproximarse mucho más al otro. La conversación es un modo significativo de establecer vínculos de amistad en el trabajo.

3. No sólo hable, sepa escuchar: muchas personas se entusiasman en una conversación y la transforman en un verdadero monólogo. Y en esas horas que se debe tener cuidado de no aburrir. Existen dos modos importantes en una charla: hablar y escuchar. Y es en el intercambio de información que las personas descubren sus afinidades e intereses en común. Para quienes todavía tienen dificultad para ello, deben recordar que hacer preguntas ayuda bastante a mantener el diálogo.

Fuente: AmericaEconomia.com